”Whistleblower” direktiivi ja yrityksen riskienhallinnan tiedonhankinnan ulkoistaminen

27/5/2020

Joulukuussa 2019 tuli voimaan EU:n direktiivi ”unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta” joka tulee panna jäsenmaissa täytäntöön viimeistään 17.12.2021.

Oikeusministeriön verkkosivujen mukaan direktiivillä pyritään parantamaan unionin oikeuden täytäntöönpanon tehokkuutta luomalla yhtenäiset EU:n sisäiset vähimmäisvaatimukset väärinkäytösten ilmoittajien suojelulle. Direktiivillä halutaan varmistaa, että ilmoittaja, joka työnsä yhteydessä havaitsee tai epäilee yleisen edun vastaista toimintaa erikseen määritellyillä EU:n oikeuden aloilla, voi ilmoittaa asiasta turvallisesti ja jatkotoimenpiteet suoritetaan asiallisesti.

Direktiivi painottaa, että ”whistleblowing” ilmoitukset tulisi ensisijaisesti tehdä yrityksen omaan ilmoituskanavaan, jota voi hoitaa myös kolmas osapuoli. Ilmoitusten aiheuttamat jatkotoimenpiteet tulisi myös hoitaa organisaation omien järjestelmien kautta. Tämä tarkoittaa, että direktiivin toimialaan kuuluvilla yksityisen sektorin toimijoilla tulee olla asianmukaiset menettelyt ilmoitusten vastaanottamiseen, arviointiin ja käsittelyyn sekä jatkotoimenpiteiden, kuten sisäisen selvityksen, menestyksekkääseen suorittamiseen puolueettomalla ja riippumattomalla tavalla.

Tiedonhankinnan ulkoistaminen
Yrityksestä ja tapauksesta riippuen, direktiivissä mainittua ilmoituksiin liittyvää selvitystä tai muuta riskienhallinnan tiedonhankintaa ei ole aina tarkoituksenmukaista tai kustannustehokasta suorittaa oman henkilöstön toimesta. Tiedonhankinnan osittaista tai kokonaan ulkoistamista tulisi harkita ainakin tilanteissa, joissa selvitettävä asia on yritykselle erityisen tärkeä tai virheellisen toiminnan seuraukset voivat aiheuttaa vakavaa taloudellista tai maineellista haittaa.

Esimerkiksi tapauksessa, joissa direktiivin mukainen ilmoittaja pystyy osoittamaan, että hänelle on ilmoituksen tekemisen jälkeen aiheutunut haittaa, on haitallisen toimen tekijän (esimerkiksi yrityksen edustajan) osoitettava ettei toimenpide aiheutunut tehdystä ilmoituksesta. Tämä vaatimus korostaa huolellisen sisäisen selvityksen merkitystä erityisesti tapauksissa, joissa ilmoitus arvioidaan aiheettomaksi tai jopa tietoisesti vääräksi.

Tiedonhankinnan ulkoistamiseen johtavat käytännön syyt ovat eturistiriitatilanteiden välttäminen, objektiivisuuden ja puolueettomuuden takaaminen, tarve erityisosaamiselle ja selvitystyön resurssoinnin varmistaminen. Tiedonhankinnan ulkoistaminen voi olla myös strateginen päätös, kun yritys haluaa keskittyä ydinliiketoimintaan tai tiedonhankinnan määrä vaihtelee ajallisesti ja työmäärä on suhteellisen vähäinen suhteutettuna oman erityishenkilöstön vaatimaan koulutukseen ja palkkaukseen.

Selvityksen validointi
Ulkopuolista ammattilaista voidaan käyttää myös validoimaan sisäisesti suoritettu selvitys ja sen tulokset. Tarve voi syntyä esimerkiksi tapauksissa, joissa selvitykseltä vaaditaan korostettua objektiivisuutta ja ammattitaitoa tai kun sen perusteella tehdyillä päätöksillä on suuri riski yrityksen toimintaan ja perusteet halutaan varmentaa.

Validoinnin kohteena voi olla yrityksen sisäinen selvitys tai kolmannen osapuolen omaan toimintaansa suorittama tutkinta, jonka vaikutukset ulottuvat oman yrityksen toimintaan. Näissä tapauksissa ulkopuolinen ammattilainen on selkeässä asemassa arvioimaan kerättyjen todisteiden luotettavuutta, ristiriidattomuutta, aukottomuutta ja yksiselitteisyyttä sekä informaation perusteella tehtyjen päätelmien johdonmukaisuutta.

Jos sinua kiinnostaa syvemmälle aiheeseen menevä keskustelu tai yritykselläsi on tarvetta tarkastella omaa riskienhallinnan tiedonhankintaa, ota meihin yhteyttä sähköpostilla tai soittamalla suoraan allekirjoittaneelle!

Miikka Karimo

0 Comments

EXSE blogi