Tietosuojaseloste
1 YLEISTÄ
Tämä tietosuojaseloste antaa EU:n tietosuoja-asetuksen ("Tietosuoja-asetus") edellyttämiä tietoja rekisteröidylle.
2 REKISTERINPITÄJÄ JA REKISTERINPITÄJÄN YHTEYSTIEDOT
Rekisterinpitäjänä toimii Explorator Service Finland Oy (jäljempänä EXSE tai rekisterinpitäjä) tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Osoite: Niiralankatu 11, 70600 Kuopio
Puhelin: + 358 50 449 3258
Tietosuojavastaava: miikka.karimo@exse.fi
3 REKISTERIN NIMI
Explorator Service Finland Oy viestintärekisteri
4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA OIKEUSPERUSTE
Yhteenveto käsiteltävien henkilötietojen eri käyttötarkoituksista ja niihin sovellettavista oikeusperusteista sekä käsiteltävistä henkilötietoryhmistä.
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat rekisterinpitäjän asiakkaana olevan tai olleen työnantajayhteisön yhteyshenkilöt sekä rekisterinpitäjään yhteydessä olleet.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakasiviestintä, asiakaspalvelu sekä muiden yhteydenottojen ja palautteiden käsittely ylläpito.
Tietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat
a) sopimuksen toteuttamiseen liittyvä tarve tai oikeutettu etu (GDPR, Art 6 kohta 1 b ja art. 6 kohta 1 f)
b) rekisteröidyn suostumus (GDPR, Art 6 kohta 1a)
c) lakisääteinen velvoite (GDPR, Art 6 kohta 1 c).
Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa seuraaviin tietoryhmiin sisältyviä rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:
a) rekisterinpitäjän asiakkaana olevan tai olleen henkilön tai työnantajayhteisön perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) sekä yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot,
b) rekisterinpitäjän ja rekisteröityjen väliseen asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, sekä osapuolten välinen muu yhteydenpito liittyen palveluihin.
c) rekisterinpitäjän ylläpitämän verkkosivuston käyttöön liittyvät rekisteröityneen tiedot, kuten etu- ja sukunimi, osoitetiedot, yhteystiedot, työnantaja, sekä verkkosivuston käyttämisen ja evästeiden välityksellä saatavat tiedot,
d) rekisterinpitäjän verkkosivuilla tapahtuneet rekisteröidyn asiointitiedot eri sivustoilla, tieto käyttäytymisestä verkkosivustoilla sekä muut vastaavat ryhmittelytiedot sekä yhteydenotot rekisterinpitäjään.
5 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA TAI SÄILYTYSAJAN MÄÄRITTÄMISKRITEERIT
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niiden säilyttämiselle on selkeä peruste. Perusteita ovat esimerkiksi asema työnantajayhteisössä, jonka kanssa EXSE:llä on tai voi olla asiakassuhde tai muu sopimukseen perustuva suhde, palautteen tai muun yhteydenoton käsittely.
6 HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT JA VASTAANOTTAJARYHMÄT
Rekisterinpitäjä ei luovuta rekisterin henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi lainsäädännöllisin perustein Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä. Rekisterin tiedot ovat vain EXSE:n käytössä ellei muuta ole kirjallisesti sovittu.
7 HENKILÖTIETOJEN SIIRTÄMINEN
Rekisterinpitäjä käyttää erikseen sovittaessa alihankkijoita. EXSE ja sen puolesta tietojenkäsittelijänä toimivat tahot huolehtivat riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. EXSE tekee asianmukaisen tietosuojan ja -turvan varmistamiseksi tietosuoja-asetuksen edellyttämät sopimukset käyttämiensä henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.
8 HENKILÖTIETOJEN LÄHTEET
Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn käyttäessä rekisterinpitäjän verkkosivustoa ja palveluita. Käyttäytymiseen perustuvaa tietoa voidaan kerätä EXSE:n verkkosivujen kautta evästeiden avulla. Tietoja voidaan myös lisätä rekisteriin manuaalisesti tai EXSE:n muista tietojärjestelmien kautta kasvokkain, puhelimitse, sähköpostitse tai muuta kautta tapahtuneen vuorovaikutuksen tai tietojenhau seurauksena. Tietoja voidaan kerätä ja päivittää myös kolmansien osapuolten rekistereistä, kuten yhteistyökumppaneilta tai esimerkiksi Asiakastiedon ja muiden vastaavien yksityisten yritysten ylläpitämistä yritystietokannoista, sekä yleisesti saatavilla olevista julkisista internetlähteistä ja sosiaalisen median kanavista.
9 REKISTERÖIDYN OIKEUDET
9.1 Tarkastus- ja siirto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty. Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallintomaksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista ja selvitystyöstä, jos pyyntöjä tehdään saman tahon toimesta useita vuoden aikana. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa.
9.2 Tietojen korjaaminen, poistaminen sekä käsittelyn vastustaminen
Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.
9.3 Oikeus peruttaa suostumus
Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen voi peruuttaa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.
9.4 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.
9.5 Oikeuksien käyttäminen
Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa kohdassa 2 mainittuihin osoitteisiin. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi käyttäessäsi rekisteröidyn oikeuksia.
10 HENKILÖTIETOJEN SUOJAUS
Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjätunnuksin, henkilökohtaisin salasanoin tai cryptografisin menetelmin Asiakastietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joiden on työnsä suorittamiseksi käsiteltävä henkilötietoja tai alihankkijat joiden kanssa EXSE on tehnyt lakisääteisen sopimuksen tietojenkäsittelystä.
1 YLEISTÄ
Tämä tietosuojaseloste antaa EU:n tietosuoja-asetuksen ("Tietosuoja-asetus") edellyttämiä tietoja rekisteröidylle.
2 REKISTERINPITÄJÄ JA REKISTERINPITÄJÄN YHTEYSTIEDOT
Rekisterinpitäjänä toimii Explorator Service Finland Oy (jäljempänä EXSE tai rekisterinpitäjä) tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Osoite: Niiralankatu 11, 70600 Kuopio
Puhelin: + 358 50 449 3258
Tietosuojavastaava: miikka.karimo@exse.fi
3 REKISTERIN NIMI
Explorator Service Finland Oy viestintärekisteri
4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA OIKEUSPERUSTE
Yhteenveto käsiteltävien henkilötietojen eri käyttötarkoituksista ja niihin sovellettavista oikeusperusteista sekä käsiteltävistä henkilötietoryhmistä.
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat rekisterinpitäjän asiakkaana olevan tai olleen työnantajayhteisön yhteyshenkilöt sekä rekisterinpitäjään yhteydessä olleet.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakasiviestintä, asiakaspalvelu sekä muiden yhteydenottojen ja palautteiden käsittely ylläpito.
Tietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat
a) sopimuksen toteuttamiseen liittyvä tarve tai oikeutettu etu (GDPR, Art 6 kohta 1 b ja art. 6 kohta 1 f)
b) rekisteröidyn suostumus (GDPR, Art 6 kohta 1a)
c) lakisääteinen velvoite (GDPR, Art 6 kohta 1 c).
Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa seuraaviin tietoryhmiin sisältyviä rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:
a) rekisterinpitäjän asiakkaana olevan tai olleen henkilön tai työnantajayhteisön perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) sekä yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot,
b) rekisterinpitäjän ja rekisteröityjen väliseen asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, sekä osapuolten välinen muu yhteydenpito liittyen palveluihin.
c) rekisterinpitäjän ylläpitämän verkkosivuston käyttöön liittyvät rekisteröityneen tiedot, kuten etu- ja sukunimi, osoitetiedot, yhteystiedot, työnantaja, sekä verkkosivuston käyttämisen ja evästeiden välityksellä saatavat tiedot,
d) rekisterinpitäjän verkkosivuilla tapahtuneet rekisteröidyn asiointitiedot eri sivustoilla, tieto käyttäytymisestä verkkosivustoilla sekä muut vastaavat ryhmittelytiedot sekä yhteydenotot rekisterinpitäjään.
5 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA TAI SÄILYTYSAJAN MÄÄRITTÄMISKRITEERIT
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niiden säilyttämiselle on selkeä peruste. Perusteita ovat esimerkiksi asema työnantajayhteisössä, jonka kanssa EXSE:llä on tai voi olla asiakassuhde tai muu sopimukseen perustuva suhde, palautteen tai muun yhteydenoton käsittely.
6 HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT JA VASTAANOTTAJARYHMÄT
Rekisterinpitäjä ei luovuta rekisterin henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi lainsäädännöllisin perustein Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä. Rekisterin tiedot ovat vain EXSE:n käytössä ellei muuta ole kirjallisesti sovittu.
7 HENKILÖTIETOJEN SIIRTÄMINEN
Rekisterinpitäjä käyttää erikseen sovittaessa alihankkijoita. EXSE ja sen puolesta tietojenkäsittelijänä toimivat tahot huolehtivat riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. EXSE tekee asianmukaisen tietosuojan ja -turvan varmistamiseksi tietosuoja-asetuksen edellyttämät sopimukset käyttämiensä henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.
8 HENKILÖTIETOJEN LÄHTEET
Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn käyttäessä rekisterinpitäjän verkkosivustoa ja palveluita. Käyttäytymiseen perustuvaa tietoa voidaan kerätä EXSE:n verkkosivujen kautta evästeiden avulla. Tietoja voidaan myös lisätä rekisteriin manuaalisesti tai EXSE:n muista tietojärjestelmien kautta kasvokkain, puhelimitse, sähköpostitse tai muuta kautta tapahtuneen vuorovaikutuksen tai tietojenhau seurauksena. Tietoja voidaan kerätä ja päivittää myös kolmansien osapuolten rekistereistä, kuten yhteistyökumppaneilta tai esimerkiksi Asiakastiedon ja muiden vastaavien yksityisten yritysten ylläpitämistä yritystietokannoista, sekä yleisesti saatavilla olevista julkisista internetlähteistä ja sosiaalisen median kanavista.
9 REKISTERÖIDYN OIKEUDET
9.1 Tarkastus- ja siirto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty. Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallintomaksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista ja selvitystyöstä, jos pyyntöjä tehdään saman tahon toimesta useita vuoden aikana. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa.
9.2 Tietojen korjaaminen, poistaminen sekä käsittelyn vastustaminen
Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.
9.3 Oikeus peruttaa suostumus
Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen voi peruuttaa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.
9.4 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.
9.5 Oikeuksien käyttäminen
Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa kohdassa 2 mainittuihin osoitteisiin. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi käyttäessäsi rekisteröidyn oikeuksia.
10 HENKILÖTIETOJEN SUOJAUS
Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjätunnuksin, henkilökohtaisin salasanoin tai cryptografisin menetelmin Asiakastietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joiden on työnsä suorittamiseksi käsiteltävä henkilötietoja tai alihankkijat joiden kanssa EXSE on tehnyt lakisääteisen sopimuksen tietojenkäsittelystä.
